Het terugdringen van administratieve lasten – De Vijverhof

Woonzorgcentrum De Vijverhof in Capelle aan den IJssel verzorgt, verpleegt en behandelt mensen met een zorgindicatie (WLZ, VPT, MPT, ZVW en WMO). Zowel bij de mensen thuis, als in haar woonzorgcentrum.

Om de zorg voor de extramurale klant zo effectief mogelijk te leveren is De Vijverhof voornemens om de administratieve lasten tot een minimum te beperken. Dit zodat men meer tijd overhoudt voor de zorg en begeleiding van cliënten. Door vier processen uit te werken, inclusief de administratieve taken en de systemen die hierbij worden gebruikt, krijgt De Vijverhof zicht op de knelpunten en verspillingen. Dit willen zij samen met het team doen, op een visuele manier met post-its en brown paper. Het team heeft zo zelf de regie op het slimmer inrichten van hun werkprocessen. Om te komen tot de processen met het grootste verbeterpotentieel zal er eerst een analyse uitgevoerd worden.

Projectresultaat

• Analyse: welke registraties en administratieve lasten nu worden uitgevoerd, in kaart gebracht en schifting gemaakt via de MoSCoW methodiek.
  Hieruit bleek dat diverse registraties, zoals het ondertekenen van de zorgovereenkomsten, wel gedaan worden maar niet nodig zijn.
• Verbeterproject: afschaffen 4 ogenprincipe medicatieverstrekking, afgestapt middels methode om dit beter op te vangen. Niet bij elke medicatie is dit nodig, bijvoorbeeld voor geportioneerde medicatie-uitgifte (zogenaamde Baxterrollen). Deze werden dubbel gecontroleerd, dit is niet nodig.
• Verbeterproject: administratieve last bij alarmeringen.
  Dubbele administratie elimineren en proces herinrichten.
• Analyse: verschillen WLZ en ZVW zorg in kaart gebracht en acties uitgezet binnen de routes.
• Verbeterproject: inspiratiesessies aan de hand van de fact checker Vilans: registreren in de wijkverpleging.