Basis ICT infrastructuur – Envida

Wijkzorg is bij Envida decentraal georganiseerd. Dat is met name terug te zien in de wijkgerichte aanpak. Op disciplinair vlak is er echter ook een decentrale organisatie en dat wil Envida graag veranderen, omdat de administratieve lasten al lang niet meer opwegen tegen de resultaten: kwaliteit van zorg. Zo kan het zijn dat een cliënt momenteel door de huishoudelijke zorg, de wijkverpleging en de diëtist gemonitord wordt. Deze disciplines werken wel samen, maar dat gaat heel moeizaam, vanwege diverse systemen, registratie-eisen, autorisatie-hobbels, gewoontes, etcetera.

In 2020 is Envida mede hierdoor overgestapt op Office 365 en de gedachte was dat dit middels een organische verandering opgeleide schaal zou kunnen zorgen voor een lange termijn inplanning. Door COVID-19 is het gebruik drastischer en dieper geweest dan aanvankelijk voorzien en inmiddels gebruiken alle afdelingen het.
Het gebruik kan echter veel beter: niet alle mogelijkheden die Office 365 biedt, worden optimaal benut. Dit komt met name tot uitdrukking in het delen van documenten en de fouten die daarin gemaakt worden of dubbele administratie die ermee gepaard gaat. Daarbij maakt wijkzorg gebruik van een verouderd Mobile Device Management (MDM) systeem dat niet compliant aansluit op de reeds geïmplementeerde Office 365 basis. Dit maakt onder andere het implementeren van aan ECD gelieerde applicaties haast onbegonnen werk.
Dit is retrospectief gezien een gemiste kans en Envida wil er korte metten mee maken door collega's goed op de hoogte te brengen van het juiste gebruik van alle Office 365 mogelijkheden, een nieuwe MDM systeem dat binnen het Office 365 behoort implementeren en een vliegende start maken met een aantal ondersteunende apps zoals ONS Medicatie en ONS Wondzorg.
Dat heeft tijd nodig, want het is voor een groot gedeelte ook een e-cultuurwijziging.

Projectresultaat

1. Implementatie van een nieuw MDM systeem is uitgevoerd. 800 telefoons zijn vervangen en geüpdatet naar MS Intune. Daarbij is de volledige wijkzorg geschoold in veilig en efficiënt gebruik van deze nieuwe techniek. De overgang heeft tevens geleid tot betere ondersteunings- en beheer mogelijkheden door I&A.
2. Formulieren: er is een workflow engine ontwikkeld die het mogelijk maakt om gedigitaliseerde formulieren digitaal te laten ondertekenen door de cliënt. Hierdoor treedt versnelling op in de verwerking, is de privacy beter gewaarborgd en is deze informatie voor de zorg eenvoudiger en sneller opvraagbaar.
3. Implementatie Office 365: de wijkzorg is volledig overgegaan naar cloud-based werken op basis van Office 365. Hierbij is het werken via de X-schijf volledig uit gefaseerd, waardoor informatie beter beschikbaar is binnen de organisatie.
4. Digitaliseren van de registratie van de medicatietoediening, aanschaf en implementatie van software voor alle (1.088) medewerkers in de wijkzorg die bevoegd en bekwaam zijn om medicatie toe te dienen. Digitale koppeling gerealiseerd met 28 apotheken in de regio. Uitfaseren papieren toedieningslijsten. Verplichting van de dubbele controle is gerealiseerd.