Vereenvoudiging en verandering van het plan- en roosterproces wijkverpleging
Huize Winterdijk is zorgaanbieder voor de functies: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf op grond van de Wet langdurige zorg (WLZ). Daarnaast levert de organisatie wijkverpleging op grond van de Zorgverzekeringswet (ZVW) en Eerste Lijns Verblijf. Met twee gemeenten zijn contracten gesloten voor de uitvoering van de WMO voor begeleiding groep (dagverzorging) en individueel. Het werkgebied van Huize Winterdijk is geconcentreerd in de gemeente Gouda.
Het huidige plan en roosterproces binnen Huize Winterdijk is erg arbeidsintensief en inefficiënt en vraagt dagelijks veel personele inzet van zowel de wijkverpleegkundigen, de planners en roosteraars als van de eindverantwoordelijke leidinggevende. Tijd die dus niet besteedt kan worden aan de daadwerkelijke zorg voor de cliënten. Medewerkers in de thuiszorg geven hierbij aan dat zij vaak moeten wisselen van diensten om de planning 'rond' te krijgen, waardoor het werkplezier afneemt. Daarnaast laat het in 2020 gehouden cliënttevredenheidsonderzoek PREM zien dat de cliënten van de thuiszorg niet tevreden zijn over het feit dat de zorgverlening wordt geleverd door veel verschillende verzorgenden. Ook zijn cliënten minder tevreden over het nakomen van de afspraken over het tijdstip waarop de zorg wordt geleverd. Naar aanleiding van bovenstaande problematiek is eind 2020 een onderzoek uitgevoerd naar het huidige plan en roosterproces van de thuiszorg van Huize Winterdijk. Hierbij is ook gekeken naar de verschillende functies, verantwoordelijkheden, taken en rollen met betrekking tot de planning en de roostering. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek zijn adviezen uitgebracht voor verbeteringen op het plan en roosterproces en voor mogelijke aanscherping op functies, verantwoordelijkheden, taken en rollen. In het onderhavige project zullen de aanbevelingen worden uitgewerkt en binnen de wijkverpleging worden geïmplementeerd. Huize Winterdijk wil het administratieve proces van het plannen en roosteren in de thuiszorg vereenvoudigen en verduidelijken, waardoor er meer tijd komt voor de daadwerkelijke zorgverlening. Daarnaast zal de kwaliteit van zorg verbeteren doordat cliënten tijdens de zorgverlening minder te maken krijgen met verschillende medewerkers en kan Huize Winterdijk zich beter houden aan de gemaakte tijdsafspraken. Medewerkers zullen meer werkplezier krijgen doordat zij minder tijd kwijt zijn aan het plannen en roosteren en doordat zij minder te maken zullen krijgen met het ad hoc oplossen van diensten. Het aanpassen en veranderen van alle processen rondom het plannen en roosteren, het vastleggen hiervan en de daadwerkelijke implementatie wil Huize Winterdijk financieren met deze SOW-aanvraag.
Projectresultaat
In samenwerking met wijkverpleegkundigen, roosteraar, planner, manager en extern deskundige heeft Huize Winterdijk een handboek plannen en roosteren geschreven, dat gebruikt wordt als handleiding en beleid voor alle aspecten rond de instroom, doorstroom en uitstroom in het plan- en roosterproces.
Het roosterbeleid is in processtappen uitgewerkt/uitgeschreven in een logisch in elkaar passend geheel en geeft handvatten voor iedere vraag die er is op het gebied van plannen en roosteren. Vraagstukken over formatiebeheer, cliëntenplanning, vakantieroosters, werkroosters en verstoringen op het proces zijn in het handboek beschreven en geïmplementeerd in de teams.