E. Snappen en schrappen, G. Conversational-AI

Thuiszorg West-Brabant (TWB) is de specialist op het gebied van thuiszorg in West-Brabant (gemeenten: Bergen op Zoom, Etten-Leur, Halderberge, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen en Woensdrecht).

Activiteit E: Snappen en schrappen

Vanuit de inhoud dringt TWB de administratieve lasten terug voor medewerkers in het primaire proces.
TWB richt hiervoor een stuurgroep 'snappen of schrappen' in. De stuurgroep bestaat uit een afvaardiging van professionals (wijkverpleging) en wordt ondersteund door stafleden.
Het vertrekpunt van de stuurgroep is het doorlopen van het primair proces aan de hand van de vraag: 'Wat heeft TWB écht nodig –nut en noodzaak– om de hulpvraag van de cliënt te beantwoorden en te verantwoorden?' Oftewel: wat ondersteunt de zorgprofessional bij de opdracht om alle cliënten die een beroep op TWB doen en in de toekomst gaan doen te voorzien van zinnige, zuinige en zorgvuldige zorg. Deze zorg richt zich op behoud/hervinden van kwaliteit van leven in elke levensfase en waar mogelijk gericht op het behoud of stimuleren van zelfredzaamheid en eigen regie. Voorwaarden die gelden voor de uitvoer van het proces: in- en externe transparantie, continuïteit en kwaliteit van zorg zijn aantoonbaar gewaarborgd en zijn gekoppeld aan een verantwoorde inzet van collectieve middelen, menskracht (formeel en informeel) en ICT.
Gebruiksvriendelijkheid en eenduidigheid zijn een pré.

'Wat heeft TWB écht nodig – nut en noodzaak – om de hulpvraag van de cliënt te beantwoorden en te verantwoorden?' Door deze vraag centraal te stellen bij alle stappen van het primair proces, zal de stuurgroep komen tot het schrappen/verduidelijken of anders inrichten van bepaalde stappen van het primaire proces van TWB en/of ondersteunende processen. Wanneer de stuurgroep komt met het advies een bepaald deelproces aan te passen, dan wordt dit nader uitgewerkt in een werkgroep. TWB wil op voorhand minimaal onderstaande deelprocessen nader uitwerken en oppakken in werkgroepen:

• Professionele (minimale) borging verpleegkundig proces in zorgdossier: hoe leg je het verpleegkundig proces vast in het zorgdossier van de cliënt, zodat enerzijds de zorgverlening aan de cliënt verantwoord plaatsvindt. Anderzijds t.b.v. een navolgbare inzet van zorg ter verantwoording naar de zorgverzekeraars. De werkgroep komt tot een advies en juiste borging hiervan.
• Planning is realisatie casemanagers dementie: casemanagers moeten hun tijd nog registreren per 5 minuten. De werkgroep gaat bekijken of en hoe zij over kunnen op planning is realisatie. Tevens dragen zij zorg voor een juiste implementatie van planning is realisatie onder de casemanagers.
• Robotisering van het primair proces: TWB wil samen met Ciphix (externe organisatie) het primair proces doorlopen om te beoordelen welke ‘menselijke handelingen’ (denk aan het overtypen van gegevens n.a.v. een overdracht in het eigen zorgdossier) uit handen genomen kunnen worden door de inzet van robotisering. Wanneer de wensen in kaart zijn gebracht, zal deze werkgroep de daadwerkelijke inzet van robotisering in het primair proces uitvoeren.

Activiteit G: Conversational-AI

TWB wil in samenwerking met Ciphix Conversational-AI gaan inzetten. Conversational-AI zijn virtuele assistenten ondersteund door machine learning. Ze zijn in staat om gesproken en geschreven tekst te interpreteren en hier antwoorden en acties aan te verbinden. Voorbeelden hiervan zijn chat of voicebots, verder te noemen spraakrobots. TWB wil middels deze subsidie starten met het implementeren van een spraak robot, ter ondersteuning van de wijkverpleegkundige triage: de intake met de cliënt en mantelzorg. Hiermee gaat de cliënt wel of niet met ondersteuning van mantelzorg zelf de intake doen, spraakgestuurd door een spraak robot. De spraak robot (die er op een scherm van een PC/telefoon/tablet uitziet als een virtuele collega) stelt vragen ten behoeve van de indicatiestelling m.b.v. de gehanteerde NANDA classificatie gekoppeld aan het ECD. De antwoorden worden direct opgeslagen in het ECD en binnen de juiste domeinen.

Projectresultaat

TWB heeft de mogelijkheid onderzocht om Conversational-AI in te zetten ter ondersteuning van de wijkverpleegkundige triage. Conversational-AI kan worden ingezet als een virtuele assistent die wordt ondersteund door machine learning. Deze virtuele assistent is in staat om gesproken en geschreven tekst te interpreteren en hier antwoorden en acties aan te verbinden. Ideaal gezien zou de cliënt hierbij, wel of niet met ondersteuning van mantelzorg, zelf de intake kunnen doen met een spraakgestuurde robot. De spraak robot (die er op het scherm van een PC/telefoon/tablet uitziet als een virtuele collega) zou dan vragen stellen t.b.v de indicatiestelling m.b.v de gehanteerde NANDA classificatie gekoppeld aan het ECD. De antwoorden zouden dan direct worden opgeslagen in het ECD, binnen de juiste domeinen. Dit zou de administratieve last van de wijkverpleegkundigen met ongeveer 40 tot 50% verminderen.

Gezien de complexiteit van het project en de uiteindelijke oplossing, is er eerst een onderzoek gestart naar de digitale vaardigheden van de doelgroep. De resultaten van het onderzoek, door Abbi insight, hebben inzichtelijk gemaakt dat de digitale vaardigheid van deze doelgroep fors onder het landelijke gemiddelde ligt. Hierdoor is het plan dusdanig aangepast dat de intake opgenomen zou gaan worden onder begeleiding van de wijkverpleegkundige. De antwoorden worden dan alsnog direct opgeslagen in het ECD binnen de juiste domeinen. Hierdoor scheelt het de wijkverpleegkundige alsnog een geschatte 40% in rapportagetijd, en worden de uitdagingen rondom de digitale vaardigheden van de cliënten ondervangen. Een eerste opzet is ook meteen getest met behulp van de Google spraak toepassing. Ciphix heeft verder ook een functioneel ontwerp gemaakt voor TWB om een dergelijke, verder doorontwikkelde, spraak robot te implementeren. Aangezien Nedap tijdens deze periode frontend wijzigingen heeft doorgevoerd communiceerde de tooling van Ciphix niet meer met Nedap en zijn hier ook aanpassingen voor gemaakt.

Tijdens de verkenningsperiode met technologiepartner Ciphix is TWB ook in gesprek geraakt met Attendi, een organisatie die al met succes spraakgestuurde rapportages heeft geïmplementeerd bij diverse andere instellingen. Attendi was in gesprek met Nedap en heeft in oktober een koppeling gerealiseerd met het Nedap ONS-systeem. Attendi heeft al veel medische termen in hun oplossing geïntegreerd, hetgeen resulteert in een verbeterde rapportage kwaliteit en een groter voordeel op de geschatte tijdsbesparing. Na de implementatie van de Attendi spraakgestuurde rapportage oplossing zal er verder worden verkend wat de mogelijke vervolgstappen zijn voor uitbreiding van de wijkverpleegkundige intake. De uiteindelijke implementatie met Ciphix is voorlopig gepauzeerd, omdat de oplossing die zou worden gebouwd in de basis gedekt wordt in de aankomende koppeling met Attendi en Nedap. De opgestelde draft voor het functioneel ontwerp van TWB is meegenomen in de verdere gesprekken met Attendi en bij de verdere ontwikkelingen wordt er weer opnieuw gekeken naar de beste partner. In het geval van maatwerk zou dit alsnog Ciphix kunnen zijn.

Na het onderzoek door Abbi insight is er ook gekeken of er een pre-intake gedaan kan worden middels een vragenlijst in Caren Zorgt. De cliënten vullen thuis al een aantal vragen in, waardoor de wijkverpleegkundigen deze basis intakevragen niet meer in de fysieke afspraak hoeven te bespreken. De antwoorden worden hierbij alsnog direct opgeslagen in het ECD binnen de juiste domeinen. Dit scheelt de wijkverpleegkundige flink in rapportagetijd, een geschatte 40%. Zo kan er meteen op de belangrijke/relevante punten worden ingespeeld tijdens het gesprek en zal er sneller een meer diepgaand gesprek mogelijk zijn. Ondanks dat de huidige SOW G nu is afgelopen, wordt de pre-intake momenteel alsnog verder ontwikkeld en getest.

Het doel van de originele implementatie was tweeledig. Door de cliënt letterlijk het begin van het zorgproces zelf in te laten vullen en aan te laten geven welke waarden echt belangrijk zijn, geeft TWB de wijkverpleegkundige niet alleen een breder beeld van de cliënt en diens situatie, maar draagt het ook bij aan het stimuleren van de eigen regie bij de cliënt (van 'zorgen voor' naar 'zorgen dat'). Dit doel zal ook worden bereikt met de inzet van de pre-intake vragenlijst, echter zonder de complicaties rondom de digitale vaardigheden van de cliënten. Daarnaast zou deze innovatie een administratieve verlichting opleveren voor de wijkverpleegkundigen, doordat werkzaamheden worden verlegd of geautomatiseerd. Dit is uiteraard nog steeds hetzelfde resultaat met de implementatie van de pre-intake vragenlijst en de spraakgestuurde rapportages met de oplossing van Attendi.

Ondanks dat de origineel bedachte oplossing dus uiteindelijk niet is geïmplementeerd, ziet TWB toch een zo mogelijk nog beter resultaat met de oplossingen van Attendi en Caren Zorgt. De integratie van de medische termen in de oplossing van Attendi ondervangt veel voorziene complicaties en resulteert mogelijk in een nog grotere tijdsbesparing. Een eindmeting is helaas nog niet mogelijk maar zal na de daadwerkelijke implementatie zeker worden gedeeld op de innovatie-pagina van de website van TWB.